HotLine: 0944 686 390

7 cách cải thiện mối quan hệ khách hàng đơn giản mà hiệu quả

 Ngày đăng:  21-04-2016

Bạn có biết rằng  50% số người tiêu dùng sẽ ngừng mua sắm tại doanh nghiệp và chuyển sang công ty  đối thủ cạnh tranh chỉ vẻn vẹn sau một ngày khi bạn cung cấp dịch vụ khách hàng nghèo nàn. Điều này đồng nghĩa với việc nếu bạn cung cấp dịch vụ khách hàng kém, khách hàng sẽ “ bỏ bạn mà đi” và việc bạn sẽ mất tiền sẽ là chuyện tất yếu.

Điều kỳ lạ là 80% các công ty nghĩ rằng họ cung cấp dịch vụ tuyệt vời, trong khi chỉ có 8% khách hàng tin rằng họ đã nhận được dịch vụ tuyệt vời.

Và bài toán được đặt ra tiếp theo là làm thế nào để bạn có thể cải thiện mối quan hệ khách hàng tốt nhất? Thay vì đưa ra các giải pháp khắc phục, chúng tôi sẽ đặt ra cho bạn các câu hỏi. Nhiệm vụ của bạn là hãy suy nghĩ về những câu trả lời và tự chấm điểm xem doanh nghiệp của mình đang ở mức độ nào?

cai-thien-moi-quan-he-khach-hang-hieu-qua

1.      Phản hồi khách hàng kịp thời

-          Bạn có thường xuyên gửi email chăm sóc khách hàng ?

-          Bạn có phản hồi các thông tin cho khách hàng nhanh chóng ?

-          Bạn đã trả lời các câu hỏi của khách hàng như thế nào? Bạn giải quyết được bao nhiêu % các thắc mắc của họ khi sử dụng dịch vụ?

Bạn hãy cố gắng phản hồi thông tin khách hàng nhanh nhất ( thường là dưới 3 giờ đồng hồ) và đừng ngần ngại trả lời các email phàn nàn của khách hàng. Nếu bạn làm ngơ trước những câu hỏi này đồng nghĩa với việc khách hàng sẽ bỏ rơi bạn ngay sau đó.

2.      Hãy sử dụng những bức thư phản hồi tự động để ghi nhận yêu cầu của khách hàng.

Để khách hàng cảm giác không bị chờ lâu sau khi gửi yêu cầu hỗ trợ, bạn hãy thiết lập cho doanh nghiệp của mình những bức thư tự động. Ví dụ “ Halotek đã nhận được yêu cầu của Quý khách, chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn chậm nhất là sau 3 tiếng nữa kể từ thời điểm bạn gửi mail”

Không nên để khách hàng chờ đợi quá lâu vì bạn biết rồi đấy sự kiên nhẫn của họ luôn có giới hạn!

3.      Lắng nghe phản hồi từ khách hàng

Chỉ có một cách để hiểu khách hàng là lắng nghe những phản hồi từ họ. Khi bạn hiểu khách hàng, bạn sẽ cung cấp dịch vụ tốt hơn và tất nhiên họ luôn hào lòng về điều đó. Hãy theo dõi những hành động của khách hàng. Họ có thường xuyên ghé thăm trang web của bạn không, họ có hay chia sẻ các thông điệp mà bạn viết, họ muốn bạn cải thiện dịch vụ như thế nào…. Bác sĩ chỉ có thể chữa bệnh tốt nhất khi hỏi bệnh nhân rằng anh ta thấy không ổn chỗ nào và doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển nếu bạn biết lắng nghe khách hàng.

4.      Trả lời tất cả các câu hỏi mà khách hàng yêu cầu

Tôi thường thấy, các công ty phản hồi email khách hàng theo hình thức né tránh. Nghĩa là nếu khách hàng đặt ra 10 câu hỏi, họ chỉ phản hồi 2-3 câu trọng tâm và cũng không giải thích gì về những câu chưa có đáp án. Nếu khách hàng này là người kỹ tính, họ sẽ lập tức hỏi các câu hỏi nhiều lần cho tới khi thỏa mãn yêu cầu. Đừng để khách hàng liên hệ nhiều lần với công ty bạn cho cùng 1 vấn đề. Nếu bạn không thể trả lời được, hãy khéo léo phản hồi với những ý chính và hẹn trả lời họ sau đó. Trong email phản hồi, bạn có thể dẫn một số đường link trên website của bạn để giúp khách hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm dịch vụ và cũng giúp bạn cải thiện thứ hạng đối với các công cụ tìm kiếm.

5.      Hãy để khách hàng dễ dàng tìm thấy thông tin liên lạc của bạn

Nhiều website được thiết kế theo kiểu “làm khó” khách hàng. Có thể do người thiết kế web vô tình không để ý tới nhưng việc làm nổi bật thông tin liên lạc của công ty là điều vô cùng quan trọng. Thay vì các bạn để khách hàng đi đường vòng, hãy chỉ cho họ lối đi ngắn nhất để gặp bạn. Hãy luôn để địa chỉ email hoặc số điện thoại của bạn ở vị trí nổi bật nhất. Đó cũng là cách giảm thiểu khoảng cách giữa khách hàng và doanh nghiệp đấy!

6.      Tập trung vào chất lượng, không phải số lượng

Hãy tập trung vào chất lượng vì khách hàng thích điều này. Nếu bạn mất thời gian để gửi 10 lần 1 email spam thì hãy dùng thời gian đó để đầu tư 1 email thật chất lượng.

Câu trả lời chất lượng cao là luôn luôn tốt hơn so với một câu trả lời có chất lượng thấp cho dù để có chất lượng cao phải mất nhiều thời gian hơn.

7.      Sử dụng các công cụ quản lý và chăm sóc khách hàng

Các công ty cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời bởi vì họ làm việc có quy trình và có nhiều công cụ hỗ trợ. Thay vì phải tìm kiếm thủ công, họ xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng có hệ thống và phần lớn tự động. Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ ví dụ phần mềm quản lý khách hàng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và hoàn toàn theo dõi được toàn bộ quy trình làm việc với khách hàng thông qua hệ thống báo cáo. Bạn có thể phản hồi và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng nhanh hơn. Nếu bạn chưa có công cụ hỗ trợ quản lý khách hàng, bạn có thể dùng thử phần mềm chăm sóc khách hàng của Halotek.

 

 Tư vấn giải pháp phần mềm quản lý